Šta je HR COMPLIANCE?
Sinonimi (i fraze koje koriste druge kompanije): HR legal compliance, labour law compliance, workplace compliance, HR policy compliance…
Šta je HR Compliance i zašto nije samo birokratija?
Kada neko kaže HR Compliance, mnogi odmah pomisle na dosadne pravilnike, ugovore, procedure, saglasnosti, evidencije, kao i one rečenice koje počinju sa: “U skladu sa članom…”
Na prvi pogled, HR Compliance zaista deluje kao ona (dosadna) strana HR-a koja kvari zabavu:
- Neko želi brzo da zaposli čoveka, HR pita: “Da li imamo opis posla?”
- Neko želi da otpusti zaposlenog, HR pita: “Da li imamo dokumentovane razloge?”
- Neko želi da pošalje CV kandidata menadžeru preko poruke, HR pita: “Da li smemo tako da delimo podatke?”
Zato se često stvori pogrešan utisak da je HR Compliance samo birokratija, koja je tu da “usporava” procedure i nervira menadžment.
Ali nije.
HR Compliance je sistem koji obezbeđuje da kompanija radi sa ljudima zakonito, fer, dosledno i odgovorno.
Drugim rečima, to je sistem koji sprečava da odluke o ljudima zavise od nečijeg raspoloženja, improvizacije, ličnog utiska ili rečenice: “Ma mi to tako radimo godinama.”
A ta rečenica je često početak (velikih) problema.
HR Compliance je tu da se ne radi sa ljudima “na divlje”
Zamislite saobraćaj bez pravila.
Neko vozi brzo jer “zna šta radi.”
Neko prolazi kroz crveno jer “nema nikoga.”
Neko parkira gde hoće jer “samo pet minuta.”
Neko ne veže pojas jer “nikad se ništa nije desilo.”
I zaista, možda se dugo ništa ne desi.
Ali kada se desi, tada se svi odjednom sete pravila.
HR Compliance funkcioniše po sličnom principu. Dok je sve mirno, deluje kao preterivanje. Ali kada nastane problem (inspekcija, tužba, otkaz, prijava diskriminacije, mobing, povreda na radu, curenje podataka, konflikt sa zaposlenim) tada se vidi da li je kompanija imala sistem ili samo “naviku”.
Ali šta tačno znači HR Compliance?
HR Compliance znači da kompanija usklađuje svoje HR prakse sa zakonima, internim pravilima, etičkim standardima i zdravim poslovnim postupcima.
To uključuje: zapošljavanje, ugovore, radno vreme, odmore, zarade, zaštitu podataka, bezbednost i zdravlje na radu, sprečavanje diskriminacije, mobinga, disciplinske postupke, otkaze, evidencije i način na koji menadžeri donose odluke o ljudima.
U srpskom kontekstu, Zakon o radu definiše prava i obaveze zaposlenih i poslodavaca, da ugovor o radu mora biti zaključen pre početka rada i da uslovi iz ugovora ne mogu biti nepovoljniji od zakonskih.
Hajde da to (probamo da) prevedemo na svakodnevni jezik.
HR Compliance znači da kompanija ne može (tj. bar ne bi trebalo) da kaže:
“Počni ti da radiš u ponedeljak, ugovor ćemo videti za kasnije.”
“Svi ostaju duže, pa ostani i ti.”
“Nećemo baš sada da prijavljujemo prekovremeni.”
“Pošalji mi kandidatov CV na Viber.”
“Ona sigurno neće moći da radi ozbiljno ako planira porodicu.”
“Ne sviđa mi se kako razmišlja, daj da ga sklonimo.”
“Ma nije to mobing, šef je samo malo težak.”
“Nemamo papir, ali svi znamo šta se desilo.”
To nisu samo “male HR stvari”. To su sve potencijalni rizici. Naravno, “praksa” i “snalaženje” su tu da se uštedi vreme i da se bude fleksibilniji, ali uvek treba biti svestan da ovi rizici “lebde” u vazduhu.
Primer 1: Zapošljavanje nije samo “sviđa mi se kandidat”
Zapošljavanje je jedna od prvih oblasti gde HR Compliance postaje važan.
Ljudi često misle da je izbor kandidata potpuno slobodna stvar: kompanija bira koga hoće i to je to (nažalost, mnoge kompanije imaju lošu praksu koja neretko i funkcioniše po ovom pogrešnom principu). Naravno, kompanija bira kandidata, ali način na koji bira ne sme biti diskriminatoran, nejasan ili zasnovan na ličnim predrasudama.
Na primer:
Ako menadžer kaže: “Ne bih njega, deluje mi prestar za tim.” To nije samo “lični utisak”. To može biti problem.
Ako kaže: “Ne bih nju, verovatno će uskoro na trudničko.” To nije poslovna procena. To je ozbiljna crvena zastavica.
Ako u oglasu piše: “Tražimo mladu, atraktivnu osobu za rad sa klijentima.” To nije samo “stil oglasa”. To može otvoriti pitanje diskriminacije, jer kriterijumi treba da budu povezani sa poslom, a ne sa ličnim osobinama koje nisu stvarni uslov za obavljanje posla (sem u ekstremno retkim i veoma specifičnim situacijama).
Poverenik za zaštitu ravnopravnosti u Srbiji postupa po pritužbama zbog diskriminacije i može dati mišljenje i preporuku ako utvrdi diskriminaciju.
Laički rečeno:
HR Compliance u zapošljavanju znači da kandidat treba da bude procenjivan po tome da li može da radi posao, a ne po tome da li se uklapa u nečiju privatnu sliku “idealne osobe.”
Primer 2: Ugovor nije formalnost koja se “sredi usput”
Jedna od najopasnijih rečenica u poslu je:
“Ma kreni ti da radiš, papire ćemo završiti kasnije.”
To može delovati praktično. Firma žuri. Kandidat želi posao. Menadžer želi da posao počne. Svi su dobronamerni.
Ali HR Compliance tu postavlja jednostavno pitanje:
Ako je sve u redu, zašto nije uređeno pre početka rada?
Ugovor nije samo papir. On definiše osnovne stvari: ko radi, za koga radi, na kojoj poziciji, gde radi, kada počinje, koje su obaveze, kolika je zarada, koje je radno vreme i koja prava postoje.
Ako iznajmiš stan, želiš ugovor.
Ako kupiš auto, želiš papire.
Ako uzmeš kredit, sve se potpisuje.
Ali kada čovek daje svoje vreme, znanje i energiju kompaniji – odjednom se ugovor tretira kao “formalnost”.
Ali to nije formalnost.
To je osnovni dogovor.
Primer 3: Radno vreme nije “dok ne završimo”
Jedna od najčešćih sivih zona u kompanijama je radno vreme.
Naravno, postoje periodi kada je gužva. Postoje rokovi. Postoje hitne situacije. Nijedna ozbiljna osoba ne misli da posao uvek ide savršeno od 9 do 5.
Ali problem nastaje kada izuzetak postane pravilo.
“Samo ostani još sat vremena”.
“Samo ovaj vikend”.
“Samo dok prođe projekat”.
“Samo da preguramo kvartal”.
“Samo da ovo izguramo do kraja godine”.
I onda “samo” postane kultura.
HR Compliance ovde ne pita samo: “Da li ljudi rade?”
Nego pita i: “Da li se radno vreme evidentira, da li se odmori poštuju, da li se prekovremeni rad pravilno tretira i da li ljudi znaju svoja prava?”
Ako zaposleni stalno ostaje duže, a to nigde ne postoji, kompanija ne vodi ljude – ona troši ljude.
Primer 4: Zaštita podataka nije samo tema relevantna za IT odeljenje
HR ima ogromnu količinu ličnih podataka: CV-jevi, JMBG, adrese, plate, ugovori, bolovanja, ocene rada, disciplinske beleške, podaci o članovima porodice, dokumenta kandidata koji nikada nisu ni bili zaposleni i mnoge druge.
I onda se često desi nešto vrlo svakodnevno.
Menadžer napiše: “Pošalji mi CV onog kandidata na Viber”.
I HR pošalje.
Na prvi pogled – ništa strašno. Ali postavljaju se pitanja: da li je to bezbedan kanal? Ko ima pristup? Da li se taj CV kasnije briše? Da li kandidat zna kako se njegovi podaci koriste? Da li postoji pravni osnov za čuvanje tih podataka?
U Srbiji je relevantan Zakon o zaštiti podataka o ličnosti, koji je Narodna skupština donela 2018. godine, a Poverenik za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti je nadležna institucija u ovoj oblasti.
Suština: CV nije flajer, plata nije trač, a bolovanje nije kancelarijska tema. Lični podaci zaposlenih nisu materijal za neformalno prosleđivanje.
HR Compliance u zaštiti podataka znači da kompanija zna koje podatke prikuplja, zašto ih prikuplja, gde ih čuva, ko ih vidi i kada ih briše.
Primer 5: Mobing nije samo kada neko viče
Jedna velika zabluda je da se loš tretman na poslu prepoznaje samo kada neko viče, vređa ili preti.
Ali loš tretman često izgleda mnogo tiše.
Na primer:
Zaposlenog stalno isključuju iz važnih informacija.
Menadžer ga pred svima ponižava “kroz šalu”.
Daju mu besmislene zadatke da bi ga naterali da ode.
Ignorišu ga na sastancima.
Stalno ga kritikuju bez jasnog razloga.
Menjaju mu ciljeve tako da nikada ne može da uspe.
Govore mu: “Ako ti se ne sviđa, znaš gde su vrata.”
HR Compliance ovde ne znači da svaka neprijatna situacija odmah jeste mobing. Ne treba ni banalizovati ozbiljne pojmove. Ali znači da kompanija mora imati način da prijave sasluša, proveri i rešava ozbiljno.
Ako kompanija kaže:
“Ma on je takav menadžer, malo je težak, ali donosi rezultate”,
onda kompanija zapravo poručuje da rezultat vredi više od dostojanstva ljudi.
A to se kasnije uvek vrati kroz fluktuaciju, nepoverenje, bolovanja, pasivni otpor ili pravni rizik.
Primer 6: Otkaz nije poruka “od sutra ne dolazi”
Otkaz je jedna od oblasti gde se najjasnije vidi da li kompanija ima HR Compliance ili samo moć.
Loša praksa izgleda ovako:
Menadžer kaže HR-u:
“Ne mogu više s njim. Reci mu da od sutra ne dolazi”.
I onda svi pokušavaju da nađu papir koji će opravdati odluku koja je već doneta.
To je pogrešan redosled.
HR Compliance pita:
- Šta se tačno dogodilo?
- Da li postoje dokazi?
- Da li je zaposleni ranije bio upozoren?
- Da li su očekivanja bila jasna?
- Da li je problem u ponašanju, učinku, disciplini ili organizaciji?
- Da li je odluka proporcionalna?
- Da li je procedura ispoštovana?
Zvanični portal Republike Srbije navodi da poslodavac može otkazati ugovor o radu samo u okolnostima koje su izričito predviđene zakonom.
Laički rečeno: Ako kompanija ne može mirno da objasni zašto je donela odluku, verovatno odluka nije dovoljno dobro pripremljena.
HR Compliance ne postoji da bi štitio loš rad. Postoji da bi se i prema dobrom i prema lošem radu postupalo pošteno, jasno i dokazivo.
Zašto ljudi misle da je HR Compliance birokratija?
Zato što često vide samo njegov najdosadniji deo: papire.
Vide pravilnik. Proceduru. Formulare. Potpise. Evidencije. Saglasnosti. Potvrde.
Vide ono čuveno “ne može tako”.
Ali ne vide ono što ti papiri sprečavaju.
Ne vide:
- kandidata koji nije diskriminisan
- zaposlenog koji zna svoja prava
- menadžera koji je zaštićen jer je postupao pravilno
- kompaniju koja izbegava skupu grešku
- HR koji može da kaže: “Odluka nije doneta proizvoljno”
- kulturu u kojoj pravila ne važe samo za one koji nemaju moć
Dobar HR Compliance nije gomilanje dokumenata.
Dobar HR Compliance je razlika između:
“Radimo kako kome padne na pamet”
i
“Imamo način koji važi za sve”.
HR Compliance je tu da štiti i zaposlene i menadžere
Važno je reći i ovo: HR Compliance nije protiv menadžera niti je tu da ih usporava.
Naprotiv.
Dobar compliance štiti menadžera:
- od sopstvene impulsivne odluke
- od toga da u ljutnji kaže pogrešnu stvar
- od toga da otpusti čoveka bez dokaza
- od toga da na intervjuu postavi pitanje koje ne sme
- od toga da nesvesno napravi diskriminatornu odluku
Takođe štiti zaposlenog od samovolje.
Štiti kandidata od nepravednog tretmana.
Štiti HR od uloge “vatrogasca” koji stalno gasi probleme koje je neko drugi napravio.
Štiti kompaniju od pravnih, finansijskih i reputacionih rizika.
Najbolji HR Compliance ne govori stalno:
“Ne sme.”
On češće govori:
“Može, ali na ispravan način”.
Kako izgleda HR Compliance u normalnoj kompaniji?
Ne mora svaka kompanija imati ogromnu pravnu službu, kompleksne sisteme i stotine stranica procedura. Ali svaka ozbiljna kompanija treba da ima osnovni red.
To znači:
- Zna se kako se zapošljava
- Zna se ko odobrava ponudu kandidatu
- Zna se šta sme, a šta ne sme da se pita na intervjuu
- Zna se kada se potpisuje ugovor
- Zna se kako se vodi evidencija radnog vremena
- Zna se ko ima pristup podacima zaposlenih
- Zna se kako se prijavljuje problem
- Zna se kako se rešava konflikt
- Zna se kako se dokumentuje loš učinak
- Zna se kako se sprovodi prestanak radnog odnosa
- Zna se kada se uključuje pravnik ili eksterni stručnjak
To nije preterivanje.
To je organizaciona higijena.
Kao što ne kažeš:
“Zašto bismo čistili kancelariju kad još niko nije pao preko smeća?”
Tako ne bi trebalo ni da kažeš:
“Zašto bismo uređivali HR procese kad još nismo imali problem?”
Najveća zabluda: “Mi smo mala firma, nama to ne treba”
Ovo je česta zabluda.
Male firme često misle da je HR Compliance potreban samo velikim kompanijama. Ali baš u malim firmama jedan pogrešan potez može napraviti ogroman problem.
U velikoj kompaniji loša procedura je rizik.
U maloj kompaniji loša procedura može biti kriza.
Ako imate petoro zaposlenih, a jedan ode u ozbiljnom konfliktu, to nije samo “jedan slučaj”. To je 20% tima.
Ako imate desetoro ljudi i svi znaju da se pravila menjaju zavisno od toga ko je blizak vlasniku, kultura je već narušena.
Ako nemate HR, to ne znači da nemate HR rizike. To samo znači da ih verovatno niko ne prati sistematski.
BrankoS uvid: HR Compliance je granica između moći i odgovornosti
U svakoj organizaciji neko ima moć.
Neko odlučuje:
- ko se zapošljava
- ko napreduje
- ko dobija povišicu
- ko dobija priliku
- ko ostaje, a ko odlazi
HR Compliance postavlja jednostavno pitanje: Da li se ta moć koristi odgovorno?
Bez compliance-a, organizacija često funkcioniše po nepisanim pravilima. A nepisana pravila najčešće najbolje poznaju oni koji su već blizu moći.
Zato HR Compliance nije samo pravna zaštita. To je i kulturni signal.
Govori zaposlenima: “Ovde ne zavisi sve od nečijeg hira”.
Govori menadžerima: “Imaš autoritet, ali imaš i odgovornost”.
Govori kompaniji: “Ako tvrdiš da poštuješ ljude, pokaži to u postupcima, ne samo u vrednostima napisanim na sajtu”.
Koja dokumenta najčešće čine HR Compliance?
Ne postoji jedna univerzalna lista dokumenata koja potpuno isto važi za svaku kompaniju. Konkretna dokumentacija zavisi od veličine organizacije, delatnosti, broja zaposlenih, načina rada i važećih propisa. Ipak, u praksi HR Compliance najčešće obuhvata sledeće grupe dokumenata:
- Osnovni radno-pravni dokumenti (ugovor o radu i aneksi, opisi poslova, pravilnik o radu, sistematizacija radnih mesta, dosije zaposlenog…)
- Dokumenti za zapošljavanje i selekciju (zahtev za zapošljavanje, oglas za posao, opisi kriterijuma za izbor kandidata, evaluacioni obrazac, intervju formular, evidencija kandidata, ponuda za posao…)
- Dokumenti o radnom vremenu, odsustvima i zaradi (evidencija radnog vremena, evidencija prekovremenog rada, odluke o prekovremenom radu, rešenja o korišćenju godišnjih odmora, obračuni zarada, politika bonusa, evidencija službenih putovanja…)
- Dokumenti o zaštiti podataka zaposlenih i kandidata (obaveštenje o obradi podataka zaposlenih, obrada podataka kandidata, pravila o čuvanju i brisanju CV-jeva, ugovori sa obrađivačima podataka, politika zadržavanja dokumentacije…)
- Dokumenti protiv diskriminacije, mobinga i neprimerenog ponašanja (politika zabrane diskriminacije, politika sprečavanja zlostavljanja na radu, kodeks ponašanja, etički kodeks, procedura za prijavu mobinga, uznemiravanja ili diskriminacije…)
- Dokumenti za bezbednost i zdravlje na radu (akt o proceni rizika, evidencija obuka iz bezbednosti i zdravlja na radu, evidencija povreda na radu, dokumenti o lekarskim pregledima, pravila za rad od kuće i rad na daljinu)
- Dokumenti za učinak, disciplinu i otkaz (ciljevi zaposlenog, performance review / evaluacija učinka, upozorenja zaposlenom, dokazi o povredi radne obaveze, ako postoje, odluka o otkazu, otkazno pismo, sporazum o prestanku radnog odnosa, exit interview zapisnik…)
- Dokumenti za onboarding i interne politike (onboarding checklist, priručnik za zaposlene, politika rada od kuće, IT i cybersecurity pravila, pravila komunikacije, potvrda da je zaposleni upoznat sa pravilima…)
Umesto zaključka: HR Compliance nije birokratija, nego kičma ozbiljnog rada sa ljudima
HR Compliance neće sam po sebi napraviti odličnu kulturu. Neće automatski stvoriti poverenje. Neće sâm rešiti loš menadžment. Neće pretvoriti kompaniju u idealno mesto za rad.
Ali bez njega, sve ostalo stoji na klimavim nogama.
Možete imati lep employer branding, ali ako su vam intervjui diskriminatorni – imate problem.
Možete pričati o poverenju, ali ako zaposleni ne znaju svoja prava – imate problem.
Možete govoriti o kulturi, ali ako se mobing ignoriše – imate problem.
Možete isticati fleksibilnost, ali ako radno vreme niko ne prati – imate problem.
Možete pričati o ljudima kao najvećoj vrednosti, ali ako njihove podatke šaljete bez kontrole – imate problem.
Zato HR Compliance nije “papir radi papira”.
To je način da kompanija može da kaže:
Znamo šta radimo.
Znamo zašto to radimo.
Radimo to na isti način za sve.
Možemo da objasnimo svoju odluku.
Možemo da je dokumentujemo.
I možemo da je odbranimo.
Ne samo pred zakonom, nego i pred ljudima.
A to je mnogo više od birokratije.
To je zrelost organizacije.
Napomena za objavu: ovaj tekst je informativnog karaktera i ne predstavlja pravni savet za konkretan slučaj.
Izvori:
(For the purpose of this article, photos are used from www.pexels.com and are free for usage, but I will still mention the name of the creators: Yan Krukau, Edmond Dantes, Mikhail Nilov, Joachim Schnurle, Pixabay, Valentin Sarte and Pavel Danilyuk)
